Un club ciclista será exitoso si detrás hay un sistema organizativo que garantiza los resultados. ¿Estás preparado para descubrir la trastienda del éxito?
En una entrada anterior definíamos tres áreas o pilares sobre las que se tenía que sustentar vuestro club ciclista. Vamos a analizar la primera de ellas: el área organizativa.
El patito feo de un club ciclista
Vamos a entrar en la que posiblemente sea, al menos para mi, la parte más fascinante a la hora de crear o articular un club ciclista, que no es otra que la estructuración de un sistema organizativo que permita desarrollar vuestro proyecto y alcanzar los hitos que os propongáis. Alcanzar estos hitos, por modestos que os puedan parecer, será sinónimo del éxito de gestión de vuestro club ciclista si lo hacéis con un sistema, sino será suerte.
Cuando veo que eventos deportivos congregan a 6.000 ciclistas como es GF – La Mussara o 12.000 como es la QH, a mi lo que me fascina sería analizar cómo se ha llegado a esa cifra y cómo se estructura una organización para dar cobertura a dicho evento. El éxito en estos casos no es la cifra e si misma, esa es la consecuencia de un sistema eficiente y perfectamente articulado para que cada año dé, al menos, el mismo resultado.
Crear un sistema organizativo que funcione genera adicción en sus usuarios, en este caso vuestros socios y simpatizantes, porque el resultado les gusta principalmente porque es predecible y, por otro lado, genera seguridad a vosotros mismos porque está todo definido y no queda nada para la sorpresa.
Cuando leas lo que te propongo puede que pienses que esto es demasiado para un club ciclista, o que no sirve para nada, o que si estoy loco. Si piensas esto eres de los que crees que el éxito está basado en la magia y en el azar. Por el contrario, si entiendes lo que te explico y lo aplicas es que crees en la relación entre causa y efecto, una de las leyes que rige el universo.
Nada sucede al azar ni con suerte en la vida, así que alcanzar los hitos que como club ciclista os propongáis depende en buena medida del sistema. Os diría más, el sistema es más importante que las personas que lo conforman. Así que no veas esta parte como el patito feo de la película y ponte a trabajar en el sistema ¡ya!
Las herramientas necesarias
Llamadme pesado si queréis, pero llegado a este punto os vuelvo a pedir de nuevo que recurráis al lápiz y al papel, porque lo que no podáis poner por escrito es imposible que funcione en la realidad.
Con estos dos materiales debéis crear dos herramientas para sistematizar vuestro club ciclista:
- Crear un organigrama.
- Definir tareas.
Esto que os digo es el ABC de cualquier organización que quiera funcionar y tener éxito. Desde una multinacional hasta una empresa unipersonal o autónomo. Desde un club deportivo de fútbol con más de 100.000 socios hasta vuestro modesto club ciclista con apenas dos decenas de socios.
¿Queréis saber cómo hacerlo? ¿Si? ¡Pues vamos allá!
El organigrama y las tareas
El primer paso que debéis hacer es el de definir el organigrama de vuestro club ciclista. Para ello deberéis fijar las áreas de trabajo que vais a desarrollar. En esto no hay nada establecido y no necesariamente coinciden con los cargos formales que hay que establecer. Mi consejo: los cargos formales son una cosa y las áreas de trabajo son otras.
A continuación debemos definir estas áreas. A nivel de ejemplo os propongo 4 que son muy básicas, las cuales a su vez se pueden subdividir en otras:
- Area económica.
- Area administrativa.
- Area de comunicación.
- Area deportiva.
El siguiente paso sería el de asignarles a cada una de estas áreas las tareas, la cuales vienen a ser como los trabajos que se han de desarrollar dentro de esa área. Cada una de estas tareas debe tener un nombre que la defina, unas responsabilidades y unos trabajos específicos a desarrollar.
Alguno pensaréis: ¡menudo rollo me ha soltado este pájaro! Pues si, pero si este rollo lo entiendes y lo aplicas da igual la persona que entre en la junta, ya que rápidamente le podréis asignar una función de forma rápida.
Aquí tenéis un ejemplo de organigrama con sus tareas correspondientes:
Y si queréis rizar el rizo, ¡esto ya es para sacar nota!, definid cada uno de los trabajos para desarrollar en cada tarea, con lo que tendríais un manual de operaciones en toda regla. Llegar a este nivel es saber que con rapidez se puede cambiar una persona por otra y en poco tiempo estará al día de lo que tiene que hacer. Estaréis poniendo las bases para hacer una franquicia de vuestro club ciclista.
Asignando personas a las tareas
Y ahora viene la madre del cordero: poner nombre y apellidos de la persona que asumirá cada una de las tareas. ¡No os asustéis! No es poner una tarea por persona, pero tampoco tiene que ser una persona para todas las tareas.
Como lo normal es que seáis pocos en la junta, y al presentar el organigrama puede que aun menos debido al pánico al compromiso que se puede generar, lo normal es que una persona asuma varias tareas aunque sean de áreas diferentes. El objetivo es llenar con nombres todas las casillas.
Una vez llegado a este punto toca ponerse a trabajar. Ya no hay excusas.
Ser fiel a vuestros valores y a vuestro sistema organizativo será sinónimo de éxito. Es matemática pura. 2 + 2 son 4. Y en esto es lo mismo…con una salvedad: el cuándo llegará el éxito es el único aspecto que ni yo ni nadie os lo podrá garantizar. Pero que llegará… ¡eso si que os lo aseguro!
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NA. Fotos QH 2015