Detrás de todas las marchas cicloturistas que se organizan hay presupuestos a cubrir y a cumplir. Pero, ¿sabes realmente cuánto cuesta organizarlas?

marchas cicloturistas

Arrancan los calendarios de marchas cicloturistas

Cuando estamos a punto de acabar el mes de febrero, a todos se nos ponen ya los dientes largos ante el arranque de multitud de calendarios de marchas cicloturistas que empiezan a rodar a lo largo de toda la geografía española.

Está claro que cuanto más al sur y más al Mediterráneo, estos calendarios empiezan antes (por climatología principalmente), mientras que en el centro y el norte se retrasan un poco más.

Pero las ganas en todos los casos son las mismas. Todos estamos ansiosos por empezar a rodar y a empezar a poner cruces en esos hitos que hemos marcado en el calendario.

Estoy preparando una serie de artículos encaminados a que entendáis, aprovechando mi humilde experiencia organizando la Marcha Cicloturista Solidaria, que hay detrás de las iniciativas de organización de marchas cicloturistas.

Creo que es interesante conocer ciertos aspectos que hay en la trastienda, porque considero que si se conocen estos aspectos, nos puede permitir a todos entender mejor lo que es una marcha, el esfuerzo que hay detrás y las gentes que dedican su tiempo libre a que nosotros podamos disfrutar de un maravilloso día de bicicleta.

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El coste de las inscripciones

En esta primera entrega voy a centrarme en lo que cuesta, en términos económicos, una marcha cicloturista concreta como es la que yo organizo. Y quiero empezar por este punto, porque siempre hay una cuestión que en el mundo del cicloturismo nos desazona, y no es otra, que es el tener que pagar por participar en marchas cicloturistas.

Así que voy a exponer los números con los que estoy trabajando de cara a la organización de la próxima Marcha Cicloturista Solidaria que empezará a rodar el próximo 16/10/16 en L’Hospitalet de Llobregat.

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Las cifras de marcha para 400 participantes

Estas cifras que os expongo, pueden ser extrapolables a otras marchas cicloturistas. Por lo que creo que pueden ser un buen referente para valorar muchas otras cosas.

Empezaré contextualizando un poco esta marcha. Imaginaos que se trata de una marcha cicloturista de unos 80 km y dimensionada para 400 participantes máximo. A lo que habría que añadir que nuestro club no tiene nada, a nivel material, para aportar a la marcha, es decir, que desde una mesa a una silla, todo tiene que ser suministrado por terceros.

Habrá cosas que pueden venir prestadas, pero eso no quiere decir que no tengan un coste (no hay que hacerse trampas al solitario).

Así que por conceptos estos son los costes en que esta marcha incurrirá:

  1. Federación e inscripción: incluye la autorización de la federación y los gastos de una plataforma digital de inscripción de participantes.
  2. Servicios sanitarios: la ambulancia.
  3. Línea de salida/llegada. Equipo compuesto por arco hinchable, vallas, escenario, megafonía, 4 mesas, 8 sillas y 2 carpas.
  4. Imprenta: toda la documentación que se aporta a ayuntamientos por donde pasa la marcha, a autoridades de tráfico, federación y patrocinadores, más la cartelería correspondiente y flyers que se entregan en otras marchas. También incluiríamos aquí la señalización y los dorsales de los participantes.
  5. Gastos en participantes: abarca el avituallamiento, al obsequio final y alguna sorpresa en modo de sorteo.
  6. Gastos varios: invitaciones para patrocinadores, obsequios para los voluntarios y un margen para imprevistos.

Todo esto se traduce en los siguientes números:

GASTOS      
Federación + inscripcion 550,00
Ambulancia 550,00
Linea salida/llegada 2.300,00
Imprenta 850,00
Participantes 4.680,00
Gastos varios 1.391,50
10.321,50

voluntarios marchas cicloturistas

Conclusiones

No he querido entrar en muchos detalles, ya que hay muchas cosas que se acaban de ajustar sobre la marcha. Pero a groso modo para una marcha de las características indicadas, estos podrían ser los costes.

De todos estos números saco las siguientes conclusiones, las cuales me sirven para analizar estadios de trabajo a los que puedo llegar:

  • Si la participación se moviera entre 300 y 400 el coste por participante oscilaría entre 34 € y 26 €, costes que a fecha de la marcha tienen que estar cubiertos.
  • En nuestro caso el coste de inscripción son 15 €, de los cuales 10 € son donación a la causa solidaria y 5 € a organización. Tenemos que conseguir de 21 a 29 € más por participante.
  • Si la marcha fuera de velocidad abierta, con 400 participantes podría ser necesaria otra ambulancia.
  • A más kilómetros mayor duración de marcha, por lo que el coste de alquileres de material y ambulancias se vería incrementado.
  • No están contemplados el coste de vehículos de organización ni de voluntarios. Quien lo pone asume el coste de los mismos.
  • El gasto en voluntarios es más un reconocimiento que un pago por el servicio prestado.
  • El obsequio por participante es de 3 €, pero si fuera un maillot el coste por participantes podría subir hasta los 15 €.

http://ciclismoninja.blogspot.com.es/

A todo esto habría que sumarles costes como el tiempo dedicado a lo largo del año a buscar esponsors, reuniones en ayuntamientos y coordinar recursos, que como se hacen desde el voluntariado parece que no cuestan… ‘pero no veas!

A partir de cierto nivel de marchas cicloturistas (Mussara, Monegros, QH…), estos últimos costes pueden ser insoportables para personas normales (con trabajo, vida social, familia,…), por lo que la opción de una estructura profesional organizativa puede ser la salida lógica.

¿Qué te ha parecido esta información? ¿Te animas a organizar una marcha de todos modos? ¿Cómo mejorarías estos números? ¿qué otros gastos pueden haber?

Espero que con este artículo, y sucesivos, os sirva para ver con otros ojos a los organizadores de marchas cicloturistas. Y que cuando haya algún error seamos capaces de valorarlo en su justa medida.

Dale al me-gusta, comparte y déjame tus comentarios y cuestiones. Estaré encantado de darles respuesta.

NA Fotos Kris Moya, Laura inBianco y Ciclismo Ninja

6 pensaban en “marchas cicloturistas, ¿qué cuesta organizarlas? (I)”

  1. Buen artículo, sin embargo voy a poner una pequeña objeción a esa forma de organizar marchas solidarias (objeción que también hago en una en la que en mayor o menor medida estoy implicado).

    En mi opinión cuando se trata de eventos solidarios el que tiene que ser solidario es el participante y no los patrocinadores. Es decir, si tienes unos gastos por participante de 30€ cada participante debería abonar eso en concepto de inscripción más el donativo que consideréis oportuno y todo lo que se consiga de patrocinadores o subvenciones que sume a la causa solidaria y no que se utilice para cubrir los gastos de las personas que se inscriben.

    Abaratando la inscripción y buscando el dinero necesario para cubrir los gastos de la organización debajo de las piedras el evento pierde ese carácter solidario ya que en ese caso los únicos solidarios son los patrocinadores y la organización ya que los participantes incluso se están beneficiando y la marcha para ellos se convierte en una marcha “deportiva” más sin el carácter solidario.

    Se que es una apuesta arriesgada y que se puede perder gente, pero al final con menos gente (solidaria de verdad y sin tanto ánimo de competir que prolifera en las marchas) obtendrás mayores beneficios para la causa por la que organizas la marcha.

    1. Guauu!!!
      Me gusta tu planteamiento. Sinceramente es atrevido.
      Aunque no deja de ser un punto de vista. Sólo apunto un detalle. el año pasado hicimos la apuesta de bajar la inscripción reduciéndola de 25€ a 15€, todo a costa de la donación que pasó de 20€ a 10€. Los 5€ restantes en ambos casos iban a organización. La apuesta nuestra era tener 100 participantes a 20€ de donación o tener 200 a 10€. El resultado final era el mismo: 2.000€ de donación.
      La participación pasó de 111 en el 2014 a 232 en el 2015. ¿Influyó la bajada de inscripción en este aumento? ¿Comunicamos mejor el mensaje? Sinceramente: ¡no lo sabemos!
      Pero lo que si es cierto es que de cara a Ayuntamientos y posibles sponsor es más atractivo una marcha de 200 que de 100.
      Y otra reflexión: ¿estamos los cicloturistas dispuestos a pagar lo que cuesta una marcha sin sponsors?
      Que cada uno responda a esta cuestión en la intimidad.
      Si me lo permites abriré un hilo de debate con esta cuestión en el foro.
      Saludos y pedales!!!!

  2. Buen articulo.

    Seria interesante también ver detallado los ingresos, las subvenciones publicas y de patrocinadores (si las hubiera)… etc.

    Un Saludo

    Buen trabajo

    1. Por supuesto compañero!!!!
      De esta edición aun no lo tengo trabajado, pero miraré de hacer una extrapolación para este año. Pero esto será objeto de otra entrada.
      Saludos!!!

  3. Saber todo esto y estar organizando la cuarta edición se merece un gran aplauso!. No todo el mundo tiene la fuerza necesaria que tu tienes para meterse en estos fregaos, pero si que todo el mundo puede involucrarse para ayudar en algunas cosas dentro de la marcha,ánimo que vale la pena!

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